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Livro de ata

Importante na rotina de documentação de decisões e informações tomadas em reunião com diferentes grupos de pessoas, o livro de ata é um item essencial para gestores, assistentes e analistas de diversas áreas. A ata é um documento que segue uma formatação própria, com objetivo de registrar todos os acontecimentos e as decisões em reuniões formais de toda natureza.

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A importância em reuniões e conferências

O livro de ata nada mais é do que um tipo de livro de registro utilizado para anotações de pautas de reuniões, decisões internas e relatórios de atividades em encontros profissionais. Existem alguns padrões que uma ata pede para ser elaborada e, nesse aspecto, esse livro pode facilitar a inserção dos registros, além da organização e do armazenamento deles.

Sendo um dos tipos de livros comerciais mais utilizados na rotina de empresas, o livro de ata é material de trabalho obrigatório para assistentes de gestores e executivos, analistas em escritórios, organizadores de eventos e até mesmo recepcionistas em espaços de circulação restrita.

O uso de um livro de ata evita a perda de anotações importantes em reuniões de negócios, arquiva informações relevantes, como número de pessoas presentes, justificativas de votos entre diretores, ordens internas oficiais e direcionamentos a serem passados para outras áreas.

Tipos e usos de livros de ata

O livro ata não é produzido com modelos de cabeçalho ou formatação, sendo normalmente pautados com linhas, numeração de páginas e ausência de margens. Os de capa dura incluem etiquetas de identificação que podem ser preenchidas com canetas permanentes ou receber identificadores adesivos.

Para condomínios

Um livro de ata com 50 folhas cumpre muito bem a função de registrar atas de reuniões de condomínios, pois não precisa ser usado com frequência e é prático. Ele pode receber fixação de envelopes ou colagens, guardando anexos de ocorrências e solicitações, como um histórico de registro físico para a administração do local.

Para escritórios

Escritórios empresariais costumam ter reuniões na maior parte do tempo e, por isso, um livro de ata com 100 folhas é o mais indicado para assistentes e gestores responsáveis pelo registro de ata de reuniões e encontros importantes. Ele pode ser armazenado em caixas arquivo, ficando perto de outros documentos fiscais e registros relevantes em cada período coletado.

Anual

Nem toda empresa possui um grande número de funcionários e, em algumas franquias, é comum que reuniões aconteçam periodicamente entre os sócios. Para esse uso, o livro de ata com 200 folhas pode ser usado durante todo o ano, registrando cada uma das reuniões e servindo de backup de informações armazenadas em computadores.

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